Trabalho, lazer, exercícios, vida social… A lista de atividades é infinita, enquanto o tempo para realizá-las parece cada vez menor. Administrar bem a rotina e dar conta de todas as tarefas, enquanto tenta aliar hobbies e tempo livre de qualidade é praticamente um trabalho de malabarismo. Mas, apesar de parecer impossível, organizar seu dia a dia de maneira eficiente é possível. Para te ajudar nessa missão, conversamos com duas mestres de time management que usam métodos e truques que podem facilitar a rotina de qualquer pessoa.
Um desses métodos é o GTD (Getting Things Done), criado pelo americano David Allen, que propõe um gerenciamento de tarefas mais eficiente. A metodologia, que é explicada no livro “A Arte de Fazer Acontecer”, consiste em cinco passos básicos para uma maior produtividade, sendo eles: coletar, ou tirar todas as tarefas e ideias da cabeça e passá-las para um lugar mais seguro; processar, ou analisar se cada item demanda ação imediata, se pode ser delegado a outra pessoa ou até mesmo adiado; organizar, ou separar as tarefas de acordo com os contextos e respectivas áreas da vida, como trabalho, ou finanças; executar, ou colocar a mão na massa para realizar as tarefas, seguindo uma ordem de prioridade e por fim revisar, ou retomar todas as atividades para verificar o andamento delas ou adicionar novas.
A ex-publicitária Thais Godinho é adepta do método desde 2006, quando ainda estava na faculdade. A identificação foi tanta que ela começou a escrever sobre o tema em seu blog de organização, o Vida Organizada, e foi convidada a se tornar uma instrutora da metodologia GTD no país. “Um dia, recebi o contato de uma pessoa que trabalhava para a franquia brasileira do método - ele queria conhecer quem era essa garota que falava de forma tão apaixonada sobre isso no blog. Foi empatia imediata”, relata a blogueira que hoje se divide entre workshops e cursos por todo o país.
A rotina de Thais inclui acordar, tomar café, meditar, ler as notícias do dia e só então começar o trabalho, que realiza em sua própria casa. Com o GTD ela consegue organizar sua agenda do dia e realizar as tarefas de maneira produtiva, mesmo quando está fora de casa. “O legal de ter um método é sempre saber como voltar a se sentir produtiva mesmo quando o caos acontece”, explica.
"O primeiro passo é destralhar - se livrar daquilo que não faz sentido para você. Eu vi que o método era eficaz quando a Marie Kondo fez sucesso anos depois ensinando exatamente o mesmo princípio - manter apenas o que te traz alegria”.
A experiência com a metodologia fez com que Thais desenvolvesse sua própria versão do método adaptada a partir do original, como conta: “Acabei desenvolvendo o método do Vida Organizada quando escrevi meu primeiro livro (Vida Organizada, 2014). Ele se baseia em cinco passos que nos ajudam a organizar qualquer área da vida - da casa às finanças".
Apesar das adaptações e versões utilizadas por várias pessoas, Thais recomenda a quem deseja se aprofundar e colocar o método em prática, aprender diretamente da fonte, ou seja, do livro original (A Arte de Fazer Acontecer) e site do autor que ensinam todos os detalhes e variáveis do GTD.
Uma outra opção de ferramenta para a organização de tarefas rotineiras é o Bullet Journal, ou simplesmente BuJo, um tipo de agenda criada pelo designer Ryder Caroll. O método é simples e demanda apenas um caderno e um pouco de planejamento.
No BuJo, o principal objetivo é acompanhar o passado, organizar o presente e planejar o futuro. Para isso, são utilizadas algumas estruturas básicas como um índice, calendário geral do ano e do mês atual, os chamados logs, com as principais tarefas já denominadas em seus respectivos dias. Logo depois se inicia a sessão do log diário, onde diariamente são anotadas as tarefas e atividades a serem realizadas, podendo incluir também eventos e compromissos - seus ícones vão sendo alterados de acordo com sua execução.
A youtuber Marina Viabone utiliza o BuJo e explica o porque prefere ele a outros métodos: “o diferencial do Bullet Journal é que é totalmente customizável. Você cria a sua própria agenda conforme as suas necessidades. Assim, não se sente “engessado” em um modelo pronto disponível no mercado”.
Marina, que sempre gostou de organização e truques para otimizar seu tempo, descobriu o Bullet Journal na internet, a partir de tutoriais do Youtube e Instagram. A partir de então, começou a usar o método também para exercer sua criatividade, unindo técnicas de caligrafia, lettering e desenho para complementar o caderno.
Ela explica como costuma utilizar o BuJo no dia a dia: “Gosto de fazer uma página mensal para ter um panorama geral de como vai o meu mês, e semanalmente tenho as outras páginas para ir anotando cada tarefa e compromisso do dia”, mas revela também que não se prende apenas ao esquema básico. “Eu experimento bastante. Estou sempre criando layouts e divisões diferentes pra ver o que funciona melhor pra mim”, justifica.
Apesar das possibilidades de caprichar na caligrafia e decoração do caderno, Marina esclarece que esses não são primordiais para a utilização do método. “O método original surgiu para ser algo funcional, então foque em fazer algo que realmente te ajude no dia a dia e que traga organização para sua vida”, aconselha.
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